Quelles données peut-on interroger avec l'IA ?

Presque tout ce que votre entreprise écrit ou enregistre peut être interrogé en français par un outil d'intelligence artificielle (IA). La direction générale des Entreprises (DGE) cite aussi bien les e-mails, les documents texte et les PDF du quotidien que des bases de données juridiques ou techniques. La vraie question n'est donc pas « est-ce possible ? » mais « dans quel état est ma donnée ? ». Une source bien rangée donne des réponses fiables ; une source en désordre donne des réponses fausses avec assurance.

Le tableau des sources

Deux familles, deux façons de lire

Les sources de texte (PDF, Drive, SharePoint, Notion, mails) se lisent par recherche de passages. L'outil retrouve les morceaux de documents proches de la question, puis rédige la réponse. Notion décrit ainsi sa fonction Q&A : elle cherche les pages pertinentes de l'espace de travail, résume leur contenu et cite ses sources. Le guide de la DGE note que ces systèmes sont en général plus performants sur le texte que sur les tableaux. Il note aussi qu'ils peinent davantage sur les documents qui mêlent texte, images et tableaux.

Les sources chiffrées (tableurs, CRM, ERP, comptabilité, base de données) se lisent par calcul. L'outil traduit la question en filtre, en formule ou en code. Copilot dans Excel peut trier, filtrer, appliquer des formules et créer des tableaux croisés dynamiques. Gemini dans Sheets passe par des formules ou par du code Python selon la complexité de la demande.

Beaucoup de questions réelles touchent les deux familles. Par exemple : « Quels clients ont une facture impayée et quel délai de paiement prévoit leur contrat ? ». Voir croiser plusieurs fichiers.

Ce que disent les éditeurs sur l'état des données

Les recommandations convergent d'un outil à l'autre :

• Google, pour Gemini dans Sheets : un format cohérent, des en-têtes clairs, pas de valeurs manquantes. Selon Google, les résultats sont les plus constants sous un million de cellules.
• Microsoft, pour Copilot dans Excel : importer des données d'autres classeurs suppose qu'ils soient enregistrés sur OneDrive, sur SharePoint ou sur votre ordinateur.
• Microsoft, pour la fusion de tableaux dans Power Query : les colonnes qu'on rapproche doivent avoir le même type de données, texte ou nombre.
• La DGE, pour les documents : convertir en texte, supprimer les doublons, écarter les documents contradictoires, retirer en-têtes et pieds de page.

La méthode complète est sur la page préparer ses données.

Comment choisir sa première source

Prenez la source où vous perdez le plus de temps à chercher, à condition qu'elle soit à peu près rangée. Trois questions aident à trancher :

1. Est-ce que je connais déjà la réponse à quelques questions ? Si oui, vous pourrez tester l'outil sur ces questions et voir s'il se trompe.
2. La source change-t-elle souvent ? Un dossier de procédures stable est plus simple à démarrer qu'une boîte mail qui reçoit cent messages par jour.
3. Qui a le droit de la consulter ? Si tout le monde n'a pas accès à tout, vérifiez que l'outil respecte les mêmes droits.

La DGE conseille d'avancer progressivement : commencer par des données assez génériques, comme les courriels, puis aborder des données plus complexes, financières ou juridiques.

Une fois la source choisie, passez aux exemples de questions pour savoir quoi lui demander. Si vous préférez partir de votre activité, voyez la page par métier.