Exemples de questions à poser à ses données

La bonne question dépend moins de la formulation que de la donnée dont elle a besoin. « Quels clients n'ont pas commandé depuis 90 jours ? » demande une liste de clients et une liste de commandes reliées par un identifiant. « Que dit le contrat sur la résiliation ? » demande le contrat en texte lisible. Les exemples ci-dessous sont classés par forme de question. Pour chacun : la donnée nécessaire et le piège qui fausse la réponse. Ce sont des exemples illustratifs, à adapter à vos propres fichiers.

Le tableau d'ensemble

Compter, totaliser, classer

Ce sont les questions les plus fiables, à condition que le tableau ait une ligne par opération et des colonnes nettes. La fonction Questions et réponses de Power BI cite ce genre de demandes parmi celles qu'elle traite : dates relatives (« les ventes de l'année dernière »), classements (« top 10 des produits les plus vendus »), filtres et agrégations comme la médiane.

Exemples :

• « Combien de factures de plus de 1 000 € hors taxes ont été émises au troisième trimestre ? »
• « Quels sont les cinq articles les plus vendus en magasin le samedi ? »
• « Quel montant moyen par commande pour les clients professionnels ? »

Précisez toujours l'unité (hors taxes ou toutes taxes), la période et le périmètre. Qlik cite l'ambiguïté parmi les limites de ces outils : une question qui ne précise ni période ni région oblige l'outil à deviner.

Comparer et suivre une évolution

Exemples :

• « Comparer le nombre de réservations de juillet et d'août, cette année et l'an dernier. »
• « Comment évolue le délai moyen de paiement de nos clients depuis janvier ? »

Le piège classique est un trou dans les données : un mois non saisi apparaît comme une chute. Vérifiez que chaque période est complète avant de lire une tendance. Pour Google Sheets, Google conseille un format cohérent, des en-têtes clairs et l'absence de valeurs manquantes.

Repérer ce qui manque

Ce sont souvent les questions les plus utiles, et les plus délicates :

• « Quels clients n'ont pas commandé depuis 90 jours ? »
• « Quels chantiers n'ont pas de procès-verbal de réception ? »
• « Quels adhérents n'ont pas renouvelé leur cotisation ? »

Elles demandent de rapprocher deux listes. Dans un tableur, c'est exactement ce que fait l'anti-jointure décrite par Microsoft pour Power Query : elle garde les lignes du premier tableau qui n'ont aucune correspondance dans le second. Si l'identifiant n'est pas le même des deux côtés, l'outil croira qu'il manque des clients qui sont bien là. Voir croiser plusieurs fichiers.

Trouver une information dans un texte

Exemples :

• « Quelle franchise prévoit le contrat d'assurance du véhicule utilitaire ? »
• « Quelle procédure suivre en cas de panne du four selon notre manuel interne ? »
• « Qu'a-t-on promis à ce client dans nos échanges de mai ? »

Demandez la citation exacte et le nom du document. Le piège : plusieurs versions du même document. Retirez les anciennes ou précisez « dans la version signée ».

Rassembler des éléments de plusieurs documents

Exemples :

• « Quelles réserves reviennent dans les comptes rendus de chantier de septembre ? »
• « Quels points d'amélioration citent les évaluations de formation de ce trimestre ? »

Le guide de la direction générale des Entreprises (DGE) note que ces systèmes sont moins adaptés aux questions qui exigent de parcourir tous les documents d'une base, comme une synthèse comparative d'un grand nombre de documents. Délimitez donc le lot : un dossier, une période. La méthode est sur interroger plusieurs documents.

Chercher une explication

« Pourquoi » est la question la plus tentante et la moins fiable. Google indique que Gemini dans Sheets peut faire ressortir des tendances, des motifs et des corrélations. Une corrélation n'est pas une cause pour autant : si les retours augmentent en même temps que les ventes d'un produit, il reste à comprendre pourquoi. Posez plutôt des questions qui préparent votre analyse : « Quels produits concentrent la hausse des retours ? », « Quels motifs de retour sont saisis ? ».

Comment rendre une question précise

Avant d'envoyer la question, vérifiez qu'elle dit :

• quoi : la mesure (nombre, montant hors taxes, délai) ;
• quand : la période exacte ;
• sur quoi : le périmètre (site, type de client, gamme) ;
• selon quelle définition : « client actif », « commande validée » ;
• sous quelle forme : une liste, un total, un tableau par mois.

Google donne le même conseil pour Gemini dans Sheets : être aussi précis que possible. Pour les mots de votre métier, voyez la page interroger ses données en langage naturel. Pour contrôler la réponse, suivez la méthode de vérification.