Mots-clés ou question : comment chercher dans ses documents

Pour retrouver un numéro, une référence ou un nom exact, la recherche par mots-clés reste la plus sûre. Pour retrouver une idée formulée autrement que dans votre tête, une question en français fonctionne mieux. Elle s'appuie sur la recherche par le sens, dite « sémantique ». Les deux se complètent, et beaucoup d'outils les combinent. Savoir laquelle employer vous évite de conclure trop vite qu'une information « n'existe pas ».

La différence en une phrase

• La recherche par mots-clés trouve les documents qui contiennent les termes exacts de votre requête. L'éditeur Elastic précise qu'elle peut s'appuyer sur des aménagements, comme l'ajout de synonymes et la tolérance aux fautes d'orthographe.
• La recherche sémantique cherche à comprendre le sens de la requête. Selon Elastic, elle peut ramener des documents qui ne contiennent pas vos mots, mais qui répondent à votre intention.

Elastic donne un exemple parlant : « chocolat au lait » et « lait au chocolat » contiennent les mêmes mots, mais pas le même sens. L'un est un chocolat, l'autre une boisson. La recherche par mots-clés traite les deux pareil, la recherche sémantique les distingue.

Le tableau de choix

Ce que dit le guide de la DGE

Le guide de la direction générale des Entreprises (DGE) sur les outils qui répondent à partir des documents décrit trois familles de recherche :

• la recherche lexicale, qui cherche les passages ayant le plus de mots en commun avec la requête. Sa limite : les synonymes et les mots à plusieurs sens sont mal pris en charge ;
• la recherche sémantique, qui cherche les passages dont le sens est le plus proche. Ses limites : elle est plus chère à mettre en place et moins performante quand la requête et le document emploient exactement les mêmes termes ;
• les méthodes hybrides, qui combinent le meilleur des deux.

Le même guide rappelle que l'une comme l'autre peut passer à côté de documents pertinents. La recherche par mots rate les variations de vocabulaire, la recherche par le sens rate certaines variations de formulation.

Comment s'en servir au quotidien

Commencez par la question en français quand vous ne savez pas comment le document est formulé : « Que prévoit-on si le fournisseur livre en retard ? ».

Passez au mot exact quand la réponse ne vient pas, ou quand vous cherchez une chose précise. Reprenez le terme du document s'il vous revient, comme « pénalités de retard », ou un identifiant.

Combinez les deux dans la même question : « Dans le contrat F-2026-0412, que prévoit l'article sur les pénalités de retard ? ». La référence exacte délimite le document, la formulation en français précise ce que vous voulez savoir.

Ne concluez pas trop vite. Si une recherche ne donne rien, essayez l'autre méthode avant de décider que l'information n'existe pas.

Trois exemples illustratifs

1. Vous cherchez « le mail où le client a validé le devis ». Les mots-clés « validé » et « devis » ramènent cinquante messages. La question « Quand ce client a-t-il donné son accord sur le devis de mai ? » trouve le message où il écrit « c'est bon pour nous ».
2. Vous cherchez la facture « F-2026-0412 ». La question en français peut ramener des factures « proches », tandis que les mots-clés trouvent la bonne directement.
3. Vous cherchez tous les comptes rendus qui citent le chantier « Les Tilleuls ». Les mots-clés donnent la liste complète. Une question en français ne garderait que les passages les plus proches.

En résumé

Si l'outil ne trouve toujours rien, suivez le diagnostic de l'outil ne trouve pas l'information. Pour comprendre le reste du trajet d'une question, voyez comment ça marche.